Năm 2021 thủ tục thành lập văn phòng đại diện (VPĐD) của công ty nước ngoài tại Việt Nam tiếp tục được áp dụng theo quy định của Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật thương mại về Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam và Thông tư số 11/2016/BCT hướng dẫn Nghị định 07/2016/NĐ-CP. Nhằm giúp các thương nhân nước ngoài; công ty nước ngoài thuận tiện về thủ tục pháp lý trong quá trình thành lập VPĐD; công ty nước ngoài tại Việt Nam Công ty Luật Việt An tổng hợp các điều kiện; hồ sơ cần chuẩn bị; thủ tục và và dịch vụ thành lập VPĐD của công ty nước ngoài tại Việt Nam như sau:

Cơ sở pháp lý

• Luật Thương mại năm 2005;
• Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật thương mại về VPĐD; Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;
• Thông tư số 11/2016/TT-BCThướng dẫn Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật thương mại về VPĐD; Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Thương nhân nước ngoài chỉ được cấp Giấy chứng nhận hoạt động của VPĐD tại Việt Nam khi có đủ các điều kiện sau:

• Công ty nước ngoài đã được thành lập; đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật của nước có tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên; hoặc được pháp luật các quốc gia nước này công nhận;
• Công ty nước ngoài đã hoạt động tại nước sở tại ít nhất 01 năm; kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
• Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động; thì thời hạn giấy phép đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ tại Việt Nam;
• Nội dung hoạt động của VPĐD: tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại tại Việt Nam.
• Trường hợp nội dung hoạt động của VPĐD không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia; vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên; việc thành lập VPĐD phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng; Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

Hồ sơ thành lập VPĐD của công ty nước ngoài tại Việt Nam

• Đơn đề nghị thành lập VPĐD công ty nước ngoài tại Việt Nam;
• Bản hợp pháp hoá lãnh sự và dịch công chứng Giấy đăng ký kinh doanh; hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền nơi công ty nước ngoài thành lập xác nhận;
• Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu VPĐD của công ty nước ngoài;
• Bản dịch công chứng báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế; hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan; tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận; chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
• Bản dịch công chứng hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam); hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu VPĐD;
• Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở VPĐD bao gồm:
  • Hợp đồng thuê văn phòng sao y chứng thực;
  • Bản công chứng Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của bên cho thuê; (nếu thuê của doanh nghiệp cần cung cấp thêm Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có chức năng kinh doanh bất động sản);
  • Ngoài ra, địa điểm đặt trụ sở VPĐD công ty nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh; trật tự; an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật

Lưu ý: Toàn bộ hồ sơ cấp phép thành lập VPĐD do công ty mẹ ký và đóng dấu hồ sơ.

Các bước thành lập VPĐD công ty nước ngoài tại Việt Nam

Bước 1: Cấp Giấy phép thành lập VPĐD công ty nước ngoài

Thời hạn hoàn thành từ 07 – 10 ngày làm việc;

Bước 2: Khắc dấu tròn và đăng ký mẫu dấu của VPĐD công ty nước ngoài

Thời hạn hoàn thành: 05 ngày làm việc;

Bước 3: Đăng ký cấp Thông báo mã số thuế của VPĐD công ty nước ngoài

Thời hạn hoàn thành: 05 -07 ngày làm việc.

Các trường hợp không cấp phép thành lập VPĐD công ty nước ngoài tại Việt Nam

Cơ quan cấp Giấy phép thành lập VPĐD công ty nước ngoài tại Việt Nam không cấp Giấy phép thành lập VPĐD công ty nước ngoài tại Việt Nam trong các trường hợp sau đây:

• Thương nhân nước ngoài không đáp ứng đủ các điều kiện quy định nêu trên.
• Thương nhân nước ngoài chỉ kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc Danh mục hàng hoá, dịch vụ cấm kinh doanh theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Thương nhân nước ngoài đề nghị cấp Giấy phép thành lập VPĐD công ty nước ngoài tại Việt Nam trong thời gian 02 năm, kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập VPĐD.
• Có bằng chứng cho thấy việc thành lập VPĐD công ty nước ngoài gây phương hại đến quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, truyền thống lịch sử, văn hoá, đạo đức, thuần phong mỹ tục Việt Nam và sức khoẻ của nhân dân, làm huỷ hoại tài nguyên, phá huỷ môi trường.
• Nộp hồ sơ không hợp lệ và không bổ sung đủ hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép.

Chế độ báo cáo hoạt động VPĐD công ty nước ngoài tại Việt Nam:

• Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, VPĐD có trách nhiệm gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Sở Công Thương.
• VPĐD có nghĩa vụ báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của mình theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

Các thủ tục sau thành lập VPĐD công ty nước ngoài tại Việt Nam

• Mở tài khoản chuyên chi bằng ngoại tệ và tài khoản chuyên chi bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại Ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của VPĐD;
• Định kỳ hàng năm, trước ngày 30 tháng 01 năm kế tiếp, Văn phòng đại diện, phải gửi báo cáo bằng văn bản về hoạt động trong năm của mình tới Sở Công thương (theo mẫu);
• Lập sổ quỹ tiền mặt ghi nhận toàn bộ khoản thu chi trong quá trình hoạt động của VPĐD;
• Xin cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại VPĐD (nếu có);
• Ký hợp đồng lao động với trưởng đại diện và các lao động của VPĐD;
• Hàng năm Công ty nước ngoài phải xác nhận lương và thu nhập (theo mẫu) cho trưởng đại diện và các lao động của VPĐD;
• Nộp thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm cho trưởng đại diện và các lao động của VPĐD (nếu có). Lưu ý, khi nộp thuế lưu lại toàn bộ tờ khai nộp thuế và biên lai thu thuế của cơ quan nhà nước và quyết toán thuế thu nhập hàng năm cho trưởng đại diện và các lao động của VPĐD;
• Các nghĩa vụ khác theo qui định của pháp luật hiện hành;

Một số câu hỏi liên quan đến thành lập VPĐD của công ty nước ngoài tại Việt Nam

VPĐD cần lưu giữ hồ sơ gì tại văn phòng trong quá trình hoạt động?

Trong quá trình hoạt động, VPĐD cần lưu giữ các tài liệu sau: Giấy phép hoạt động; Dấu, Giấy chứng nhận mẫu dấu; Thông báo mã số thuế nộp hộ của VPĐD; Các hồ sơ, chứng từ như đã hướng dẫn tại mục thủ tục sau thành lập VPĐD.

VPĐD của công ty nước ngoài tại Việt Nam có được ký hợp đồng kinh tế không?

Nội dung hoạt động của VPĐD: tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại tại Việt Nam. Do đó VPĐD của công ty nước ngoài tại Việt Nam không được ký và thực hiện các hợp đồng kinh tế.

VPĐD của công ty nước ngoài có được thu hộ tiền khách hàng trả công ty nước ngoài không?

Nội dung hoạt động của VPĐD: tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại tại Việt Nam. Do đó VPĐD của công ty nước ngoài tại Việt Nam không được thực hiện hoạt động thu hộ các khoản khách hàng trả công ty nước ngoài.

Công ty nước ngoài không có dấu, hồ sơ thành lập VPĐD có phải hợp pháp hóa lãnh sự không?

Ngoài Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của công ty nước ngoài bắt buộc phải hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định. Các hồ sơ thành lập do công ty nước ngoài ký đóng dấu không phải hợp pháp hóa lãnh sự.

Dịch vụ thành lập VPĐD công ty nước ngoài tại Việt Nam

• Tư vấn trước thành lập về các vấn đề liên quan đến việc thành lập VPĐD công ty nước ngoài tại Việt Nam;
• Soạn thảo hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam phù hợp với các yêu cầu của Khách hàng và quy định của pháp luật;
• Xin cấp giấy phép thành lập VPĐD công ty nước ngoài tại Việt Nam;
• Đăng ký cấp con dấu và Giấy chứng nhận mẫu dấu cho VPĐD công ty nước ngoài tại Việt Nam;
• Đăng ký và hoàn thành thủ tục cấp Thông báo mã số thuế cho VPĐD công ty nước ngoài tại Việt Nam;
• Tư vấn các thủ tục sau thành lập VPĐD công ty nước ngoài tại Việt Nam;
• Kê khai thủ tục nhân sự, lao động của VPĐD của công ty nước ngoài tại Việt Nam với Sở Công thương, cơ quan bảo hiểm xã hội;
• Tư vấn thủ tục pháp lý, đại diện cho VPĐD quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên làm việc tại VPĐD tại Việt Nam.