Hóa đơn điện tử (HĐĐT) hợp lệ là một tài liệu pháp lý và tài chính được sử dụng để chứng minh các giao dịch mua bán; hoặc dịch vụ đã được thực hiện.
Đây là một hình thức HĐĐT; được chính phủ công nhận và có giá trị tương đương với hóa đơn giấy truyền thống.
Hóa đơn điện tử là gì?
Là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế
Được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử; để ghi nhận thông tin bán hàng hóa; cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế; bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
HĐĐT hợp lệ là hóa đơn đảm bảo đáp ứng đầy đủ các điều kiện về tính hợp pháp, hợp lý và hợp lệ.
Tính hợp pháp:
Tính hợp pháp của hóa đơn thể hiện bằng việc đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định. Cụ thể, HĐĐT được công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên lập có tính hợp pháp khi:
- HĐ phải đảm bảo đúng định dạng theo tiêu chuẩn định dạng được quy định tại Quyết định 1450/QĐ-TCT ngày 07/10/2021 ;của Tổng cục Thuế và cần đảm bảo có đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- HĐ đã được công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên đăng ký sử dụng theo quy định; và được Cơ quan thuế chấp nhận trước khi đưa vào sử dụng.
- HĐ được lập đúng thời điểm và đúng và đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Đối với HĐ có mã của cơ quan thuế thì cần phải được cơ quan thuế cấp mã trước khi giao cho bên mua.
- Đối với HĐ không có mã của cơ quan thuế; công ty chỉ được sử dụng sau khi nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế.
Theo đó, hóa đơn bất hợp pháp là:
HĐ giả; HĐ chưa có giá trị sử dụng; hết giá trị sử dụng; HĐ bị ngừng sử dụng trong thời gian bị cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng HĐ (trừ trường hợp được phép sử dụng theo thông báo của cơ quan thuế);
HĐĐT không đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;
HĐĐT chưa có mã của cơ quan thuế đối với trường hợp sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế; HĐ mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên HĐ từ ngày; cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn trước ngày xác định công ty lập HĐ; không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền; hoặc chưa có thông báo của cơ quan thuế về việc; công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan có thẩm quyền; nhưng cơ quan thuế hoặc cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã có kết luận đó là hóa đơn không hợp pháp.
Tính hợp lệ:
Tính hợp lệ được thể hiện khi hóa đơn đảm bảo đầy đủ các chỉ tiêu và yêu cầu ghi trên HĐ. Cụ thể:
– HĐ phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu, nội dung theo quy định pháp luật về HĐ; và pháp luật về thuế GTGT như điền đầy đủ ngày, tháng, năm lập hóa đơn; họ tên, địa chỉ, mã số thuế của công ty (bên bán) và người mua; tên, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ;…
– HĐ phải có chữ ký số của công ty khi gửi cho người mua (trừ các trường hợp không nhất thiết phải có chữ ký số của công ty quy định tại khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
– Lập, quản lý, sử dụng HĐĐT theo nguyên tắc được pháp luật quy định.
Tính hợp lý:
HĐ được xác định là hợp lý khi HĐ đó thực tế phát sinh; và có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty; (là những hoạt động được xác định trong phạm vi được cấp phép; trên giấy phép kinh doanh của công ty).
Lưu ý:
HĐ có đầy đủ các tính hợp pháp, hợp lệ, hợp lý sẽ là căn cứ để xác định chi phí của hàng hóa; dịch vụ của hóa đơn có được trừ; hay không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp đối với công ty.
Ngoài việc phải đáp ứng các yếu tố trên; hóa đơn còn phải đáp ứng một số yêu cầu khác như: không vượt định mức; không vượt mức khống chế…
Những hóa đơn có giá trị hơn 20 triệu; phải chuyển khoản qua Ngân hàng thì mới được khấu trừ thuế GTGT; và tính vào chi phí hợp lý, hợp lệ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
Hỗ trợ doanh nghiệp với Dịch vụ của Thái Sơn IDB
Để không tốn thời gian tìm hiểu về quy trình thủ tục ; dẫn đến phát sinh chi phí; mắc phải những sai lầm không đáng có khi muốn thành lập doanh nghiệp; tốn kém thời gian vàng bạc của cá nhân.
Lựa chọn tốt nhất chính là liên hệ CTY Thái Sơn IDB để được tư vấn miễn phí, chi tiết, nhanh chóng, đúng luật.
CTY chúng tôi sẽ liên hệ trực tiếp nhằm:
- Tư vấn mọi vấn đề thắc mắc của quý Doanh Nghiệp. (Miễn phí)
- Ký nhận hồ sơ, giấy phép tại nhà.
- Tiết kiệm chi phí cũng như thời gian đi lại.
- Tư vấn miễn phí tất cả các lĩnh vực liên quan.
- Đồng hành trọn đời cùng Doanh nghiệp.
Mọi Chi Tiết Xin Liên Hệ:
CÔNG TY TNHH THÁI SƠN IDB
” Đồng Hành Cùng Phát Triển”
MSDN: 3702.880505
Hotline: 0819.880505
Website: doanhnghiepbd.com
Email: thutuc.gpkd@gmail.com
